Covid-19: IT har en unik mulighed for at definere mødekulturen fremadrettet

Digitale møder er i dag arbejdsnormen, og de erfaringer og kompetencer organisationer akkumulerer dagligt under coronakrisen vil fremadretet forandre mødekulturen for altid. Digitale møder er analoge møder på sterioder. De er effektive men bør forberedes , gennemføres og opfølges med stor disciplin for at forløse deres fulde potentiale. Det vil de traditionelle face2face møder komme til at nyde godt af. Og godt for det!

Organisationer og medarbejdere er blevet ufrivillige deltagere i mødeeksperimentet om hvordan vi drifter og udvikler organisationer gennem digitale møder. Vi mødes om muligt mere nu end før coronakrisen. Kontormedarbejdere og eksterne relationer arbejder nu alle fra et interimistisk hjemmekontor, og mødes stort set kun digitalt.

Savner du dine kollegaer og alle de værdifulde møder? Det fleste kan svare ja til det første nemlig at vi savner kollegaerne. Njaaa er svaret på det andet – nemlig at vi ikke savner alle møderne… men kun nogle af dem.

Organisationer drukner til hverdag i møder, og en stor del af dem bliver vurderet af mødedeltagerne som spild af tid. Og der bliver stadig flere af dem. Der er mange måder og veje til at hæve mødeværdien og ændre mødekulturen. Men hvor mange organisationer ville have accepteret at omlægge alle møder til digitale i en længere periode? Dermed er mange blevet ufrivillige deltagere i det digitale mødeeksperiment.

Radikal adfærd – skaber nye vaner

Hver dag tillærer organisationen – på den hårde måde – at holde værdifulde møder på det digitale univers præmisser. Det tager 21 dage at ændre og forankre vaner – en teori som oprindeligt blev fremsat af Maxwell Maltz og publiceret i bogen ”Psycho-Cybernetics” (1960). Den er efterfølgende blevet opjusteres til 66 dage i studier publiceret i 2010. Med den øjeblikkelige forlængelse af corona restriktionerne, vil medarbejderne dermed komme stadig tætterer på at bruge 9 uger med digitale møder alene. Alle møder, digitale som analoge, vil fremadrettet blive forandret med de erfaringer og vaner som opbygges dagligt.

Digitale møder er analoge møder på steroider

Digitale og virtuelle møder er ikke en direkte reproduktion af analoge face2face møder, men har helt egne karakteristika og spilleregler. Alle de små fejl og mangler som mødedeltagerne kan slippe afsted med i ”face2face” møder bliver alle forstærket og mere tydelige i digitale møder. Hvis deltagerne i tilgangen til digitale møder ikke er bevidst om forskellene mellem analoge og digitale møder sænkes mødeværdien. Omvendt vil deltagerne gennem mestring af digitale møder, opleve at de kan bruge de digitale mødekompetencer til at skabe bedre face2face møder.

Kernen i mødet er interaktionen og kommunikationen mellem mødedeltagerne, og dermed meget mere end den tekniske løsning og kvalitet. Det er altså den kvalitet mødeleder og mødedeltagerne byder ind med, og som forudsætter at alle deltagerene er ”på” og tager en aktiv del i hele mødet. Mødets kvalitet styrtdykker når mødedeltagerne ikke er er åndeligt tilstede eller mister den ”røde tråd” for mødets formål.

Mødedeltagerne fratages i det digitale møde en række af deres sanser, og det skaber helt andre møder som fordrer en særlig tilgang. På den anden side skærpes de sanser deltagerne har til rådighed, når de afholder digitale møder. Ikke alle møder er velegnede til digitale møder – og omvendt er der møder som er særligt velegnede til analoge møder.

Helt overordnet vil medarbejdere og organisationer i mere eller mindre grad have fundet ud af at:

Digitale møder er særligt velegnede og effektive til generelle løsninger og processer
Analoge møder er særligt velegnede til unikke behov og løsninger – skabelsesmøder
Digitale møder kræver opdateret hardware og software inkl faviliteter og kompetencer til mixed møder (med både analoge og digitale deltagere i samme møde)
Hold digitale møder om det som er forudsigeligt, og fokuseret på det som skal koordineres og aftales
Reducer kompleksitet og usikkerhed i digitale møder evt. ved at opdele i flere møder. Det gør det nemmere at sikre aktivering og involvering af alle mødedeltagerne i digitale møder
Den hurtigste og mest effektive metode til at udvikle tillid er at mødes ”face2face”. Derfor bygger det gode digitale møde ofte på at mødedeltagerne har mødt hinanden analogt først
Alle møder bygger på tillid og jo højere grad af tillid mellem mødedeltagerne des højere hastighed og mødeværdi. Samtidigt vil en høj grad af tillid muliggøre en mere udfordrende og udviklende digital mødeagenda. Med andre ord kan digitale møder i stor udstrækning bruges som substitut for analoge, hvis der er en høj grad af tillid mellem alle mødedeltagerne.
Jo mere forberedelse des mere værdifuldt møde – involver og kommuniker med mødedeltagerne
Jo færre mødedeltagere des højere mødeeffektivitet og værdi – begræns antal deltagere til de absolut nødvendige
Jo mere snæver en agenda des højere mødeværdi
Jo længere væk mødet er fra daglige opgaver des kortere bør mødet være
Jo kortere et møde des højere er fremdriften
Jo kortere indlæg fra den enkelte des højere mødeværdi
Jo flere mødedeltagere som bidrager aktivt des højere mødeværdi
Jo mere handlingsorienteret agenda – spørgsmål der skal besvares – des højere mødeværdi
Jo flere digitale og analoge forstyrrelser (”lags”) des lavere mødeværdi
Jo flere sanser der aktiveres des højere mødeværdi

Når kontormedarbejderne vender tilbage til de analoge arbejdspladser og alle face2face møderne vil de tage dele af denne viden og erfaringer med. IT funktionen har derfor lige nu en unik mulighed for at forankre en mere værdiskabende mødekultur i organisationen.