Kampen om mødedeltagerne og opmærksomhed bliver blodig – skal dit event udsættes?

Kampen om møde- og eventdeltagerne bliver blodig – skal dit event udsættes eller aflyses?Skal Tour-starten vige for EM i fodbold i Danmark til næste sommer?Utallige møder, begivenheder og events bliver hver dag udskudt, og dermed i overført betydning lagt på køl med henblik på senere virkeliggørelse. Men er det den rigtige beslutning? Er det bedre at aflyse eller finde alternative afviklingsformater?

Eventejere af kommende begivenheder står i disse dage alle overfor ”den store beslutning”. Skal eventen om muligt gennemføres, aflyses, udskydes eller tilpasses til den øjeblikke situation? Beslutningen baseres ofte på en grundig evaluering af de kortsigtede og langsigtede økonomiske konsekvenser. 

Stort set alle de store events er aflyst eller udskudt til senere på året eller næste år. De helt store som OL og EM i Fodbold er udskudt til 2021, og alle festivaller og mega-møder er aflyst. Touren 2020 er udskudt til sensommeren. Listen af mega-events som enten allerede er aflyst eller udskudt er lang. De mere nære og utallige forretningsevents og -begivenheder står overfor samme dilemma – bare i mindre skala.  

Den økonomiske situation er på meget kort tid ændret radikalt, og det bliver en brat opvågning fra dvaletilstanden for oplevelser og events i post-corona virkeligheden. Vi befinder os i de initiale faser af en omfattende og dyb global recession med stigende arbejdsløshed, mindre forbrug og større økonomisk påholdenhed. Organisationer og forretninger vil fremadrettet (fortsat) have store udfordringer med både toplinjen og bundlinjen, og vil derfor have stramt fokus på det kortsigtede forretningskritiske. 

Er udskydelsen af events i coronakrisen et godt alternativ – hvis vi ser bort fra mødeejers kortsigtede økonomiske betragtninger og implikationer? Der er række forhold som eventejeren bør tage i betragtning – i en ikke prioriteret rækkefølge:

• Omdømme og image bliver bygget og nedbrudt med de beslutninger som eventejere tager omkring afviklingen af deres event. Den kan være økonomisk rigtigt at gennemføre som f.eks. Dansk Varmblod valgte at gøre i Herning medio marts med 55.000 tilskuere. De blev ramt af ”Mette´s” tale under afviklingen og valgte at gennemføre. I bagklogskabens ulidelige klar lys har eventejeren udtalt at de ville have ageret anderledes. Dårligt omdømme er en hurtig vej til ubodelig imageskade i en tid hvor samfundssind og helhedsbetragtninger trumfer økonomisk vinding.  
  
• På mellemlang sigt vil der grundet de mange udskydelser være en voldsom komprimering af events og begivenheder i post-corona tiden. Det kommer til at skabe tiltrængt forretning i møde- og eventindustrien, men der vil komme et overudbud af eksterne events. De store events har alt andet lige en fordel, mens de mindre alt andet lige vil blive presset i markedet. Er der plads i markedet?
  
• Den økonomiske recession vil ramme hårdt, og er den direkte pris for at fastfryse samfundsøkonomien over en længere periode. Sat på spidsen vil der være en begrænset efterspørgsel på deltagelse i begivenheder. Der vil blive en hård prioritering mellem ”nice to” og ”need to”. Er målgruppen disponeret til at prioritere deltagelse i begivenheden?
  
• Indhold og budskaber skal ramme deltagere i en post-corona virkeligheden. Er indholdet og budskaberne mulige at tilpasse, og i givet fald hvor meget kræver det at foretage tilpasningerne?
  
• Understøtter format og design den nye post-corona fokus på sundhed, mellemmenneskelig adfærd og fokus på reduktion af smitterisiko? Vi er nu i en ”low touch economy” langt fra krammer og kindkys. Med overvejende sandsynlighed er coronasmitte foranstaltninger ikke overstået på hverken kort eller mellemlang sigt. Samtidigt vil der også være langtidspåvirkning af både krav, forventninger og social acceptable adfærd. Er eventen sundhedsmæssigt forsvarligt?
  
• Digitaliseringen og virtuelle interaktioner mellem mennesker har under coronakrisen taget et kvantespring, og events vil fremadrettet blive designet med et voksende digitalt element. Mange møder eksperimenter i disse dage med virtuelle mødeformater, og bliver dermed uafhængige af fysisk deltagelse. Fodbold er her relativ enkelt at overføre til et digitalt format, da det allerede er understøttet og funderet økonomisk på TV transmission. Er dit event opdateret til den nye digitale virkelighed?
  
• Forandringer og agilitet vil nu mere end nogensinde være en stor del af risikostyringen af events og møder. Begivenhederne skal med andre ord kunne tilpasses og justeres til forandringer i omverdenen hurtigt og effektivt. Sat på spidsen: Er eventen designet med indbygget agilitet og risikostyring for nye katastrofer? Er aftaler og forpligtelser fleksible? 
  
• Bæredygtighed og samfundsansvar har med coronakrisen nået nye højder, og alle begivenheder vil fremadrettet være bevidst designet for at imødekomme og omfavne de forventninger og ansvar som følger deraf. Eventejere har samtidigt et ansvar for at sikre at samfundet kommer tilbage i omdrejninger, og at økonomien kommer tilbage mod vækst igen. Er eventen ansvarligt mod deltagere, samarbejdspartnere og samfundet i en post-corona virkelighed? Eller er det blot bevidst ”syndigt” – med masser af mulighed for at blive smittet når deltagerne står tæt pakket i en rus foran scenen?
  
• Det kræver ressourcer, kompetencer og tid at nedlukke, og samtidigt udvikle det tilpassede event. Det skal foretages ansvarligt, effektivt og ikke mindst optimalt for alle involverede betydende aktører. Har mødeejer og eventorganisationen muligheden for at prioritere de nødvendige ressourcer og tid? 

Der kommer efter en lang periode i mere eller mindre isolation til at være en stor efterspørgsel for møder, events og oplevelser. Når vi endegyldigt slipper coronakrisen begrænsende favntag, vil der komme en stemning og periode der på mange måder vil minde om 5. maj 1945. Der vil blive afholdt utallige events og begivenheder fyldt med glæden over igen at kunne være sammen. Hvor mange kan markedet understøtte? Er du klar til kampen om møde- og eventdeltagerne?