Møder er et ledelsesansvar – tag det!
Af Claus Sneppen Associeret Partner Institut for Fremtidsforskning/Partner Great Meetings og Michael Bjørn Andersen Andersen Excellence/Associeret Partner Great Meetings
Velkommen hjem fra ferie, og tilbage til en kalender pakket med møder. Møder som er aftalt fordi du har vurderet dem som vigtige. Eller er de? Alt for ofte sidder vi i møder hvor oplevelsen er at vi kunne have brugt tiden mere produktivt. Møder er generelt den største oplevede tidspilder for medarbejdere1
Møder udgør en stor – og stadig større – andel af arbejdsdagen i organisationer og virksomheder, og dermed af den samlede investering i arbejdsstyrken, Mødeinvesteringen er en alt for afgørende værdiskaber til at vi kan lade det være op til den enkelte medarbejder alene at sikre værdien af mødedeltagelsen.
Der er store potentialer i at arbejde med at øge værdien af interne møder, og ledelsen har en unik mulighed for at gøre en stor forskel for både produktiviteten, innovationen og arbejdsglæden2. Det er følgeligt et ledelsesansvar at sikre større effektivitet, fremdrift, produktivitet og værdi i møderne, og dermed gøre op med den habituelle tilgang til møderne: Nogle møder er dårlige og andre gode – hvor der handles (møde)spildes!
Nogle hårde fakta
A. Møder og mødeforberedelse udgør omkring 50% arbejdstiden for en funktionær3 B. Mødemængden og -tid vi bruger er vokset og fortsætter med at vokse3. I det lange perspektiv (30 år) er mødetiden vokset med mere end 100% 4 C. Der bruges mere tid i møder jo større en organisation, jo højere en funktion man bestrider og i offentlige organisationer 3. D. Ca. 35% af mødetid opleves som spild af tid hvilket omregnet er ca. 1 arbejdsdag om ugen for hver medarbejder5 E. Mødelederen har et misvisende billede af hvor god han egentlig er til at afholde værdifulde møder. Lederen vurderer at han i 79% af møderne er rigtig god eller god til at skabe værdi – mod 56% blandt mødedeltagerne6
Fra industrifabrikken til mødefabrikken
I det det store perspektiv lever vi en virkelighed hvor udviklingen går stadig hurtigere – og som underliggende er drevet af digitaliseringen. Hvor vi i industriparadigmet kunne lade ledelser løse udfordringer, til informationssamfundet hvor alle agilt har brug for at finde nye løsninger på udfordringer. Populistisk er vi gået fra industrifabrikken -hvor samlebådet udgjorde kernen – til mødefabrikken – hvor den daglige interaktion og møder mellem menneskerne udgører kernen. Vi har udviklet os meget siden ledelsesikon Peter Drucker i 1967 skrev at ”Møder er et symptom på dårlige organisationer. Jo færre møder des bedre”7. Møder og interaktionen mellem mennesker udgør i dag 40 år senere i stadig højere grad kernen i organisationers værdiskabelse.
Fra operationelle tiltag til strategi
”Vi er i stenalderen i vores viden og tilgang til møder” udtalte Carsten Beck (fra IFF), og vi er nødt til at bevæge os mod en mere tidssvarende tilgang til møder. Udviklingen af møder og værdiskabelsen skal gennemføres på samme måde som ledelser i virksomheder og organisationer tilgår alle større forretningsmæssige og organisatoriske udfordringer: Gennem en strategisk tilgang.
De operationelle tiltag er utallige og omfatter eksempelvis alt lige fra at uddanne mødefacilitatorer og mødedesignere, intern kommunikation for at øge bevidstheden om brugen om møder, designe beslutningsprocesser, indfører møderegler, diktere kortere møder, indrette nye kontorer og arbejdspladser, indfører ny teknologi (f.eks. telemøde faciliteter), nye rejsepolitikker, retningslinjer for hjemmearbejde m.m. Alle er ledelsestiltag for at reducere omkostninger, øge produktivitet og skabe bedre interaktion og mere mødeværdi.
Gennem en strategisk tilgang til møderne kan ledelsen sikre at operationelle tiltag effektivt reducere omkostninger, skaber større værdi og de bedste møder. Hvor mange organisationer har en strategisk tilgang til møder og mødekulturen, hvor ledelsen gennem en fokuseret forløb er blevet enige om målsætninger og indsatser? Vores umiddelbare svar er få, og alt for få i forhold til potentialet.
Der er forbavsende begrænset viden om værdiskabelsen i møder og mødekulturen i organisationer. Samtidigt er mødekulturen ofte habituelt funderet hos den enkelte leder, komplekse at udvikle, bløde i sin natur, selverkendelsen om mødeværdien er lav hos den enkelte leder– og samlet er det derfor udfordrende for mange ledelser at tage ansvaret for mødekleturen. Men det skal ikke afholde ledelser fra at løse udfordringen med det store spild af tid i møder.
Det er ledelsen ansvar at udvikle møder så de er mere effektive, produktive og opleves af alle som værdifulde. Tag ansvaret!
1 https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/
2 SAGE Publications 2011 “Meetings Matter Effects of Team Meetings on Team and Organizational Success”
3 Lederne/Gallup 2015-17 ”Møder og mødekultur”
4 https://blog.lucidmeetings.com/blog/fresh-look-number-effectiveness-cost-meetings-in-us
5https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
6 HBR jan/feb 2019 “Why Your Meetings Stink—and What to Do About It”
7Peter Druker ”The Effective Executive” (1967)